Что за «зверь» такой: электронный документооборот?

Еще несколько лет назад даже квалифицированные специалисты говорили о системах электронного документооборота исключительно как о близком «светлом будущем». Ну а тем временем, жизнь оказалась намного стремительнее всех наших представлений. Такие системы электронного документооборота уже довольно активно используются на разного рода предприятиях, в различных государственных структурах, и, что является самым главным, интерес к ним постоянно возрастает.

В каждой организации документооборот или есть, или его нет. И если компания может существовать в привычных условиях такого неформального управления («сказал начальник - сделали»), то, естественно, никакого документооборота нет в ней. Если же вводят определенный формализм в процессе управления компанией и в организации разнообразных деловых процессов, то, в какое – то определенное время появляется необходимость, хотя бы маленькую часть механизмов управления переводить на определенную упорядоченную документационную основу. В итоге и появляется документооборот. Если не управлять им, то через определенное время возникают проблемы. К примеру, могут потеряться документы, а после, когда в них пропадает надобность, они находятся на своем привычном месте. Или же руководитель подписывает важный договор, где указана неправильная сумма, и плюс к этому нет визы сотрудника, который непосредственно отвечает за его выполнение.

Подобные системы документооборота в основном внедряют для того, чтобы решать некоторые задачи, которые стоят перед организацией, наиболее часто встречаются такие:

обеспечение самого эффективного управления благодаря автоматическому контролю выполнения, полной прозрачности деятельности организации на всех его уровнях.

процесс поддержки системы качественного контроля, которая соответствует международным нормам.

процесс поддержки эффективного управления, накопления и полного доступа к данным и знаниям. Кадровая гибкость обеспечивается благодаря большей формализации деятельности всех сотрудников и возможности хранения абсолютно всей предыстории его полной деятельности.

Это, конечно, только часть, но самая основная.

Но как же выбрать систему документооборота? Стоит сказать, что это не простая инженерная или технологическая задача, он прочно связан с общей стратегией всего развития компании. В коммерческой компании выбор определяется в основном ее целями, конкуренцией, структурой, имеющейся на сегодня, а также структурой, к которой организация придет в будущем, и, помимо этого, экономическим эффектом проводимого внедрения. В государственном учреждении надо переносить акцент на учетные задачи, решаемые организацией, особенности данных задач, которые связаны со спецификой ее деятельности. Иными словами, во время выбора системы документооборота стоит учитывать огромное количество факторов, не имеющих, на первый взгляд, отношения к предмету. Вот, пожалуй, и все основные моменты, которые касаются документооборота, которые обязательно нужно знать.

Отрицательный голосПоложительный голос (Еще не оценили)
Loading ... Loading ...
Опубликовано 24 Июл 2012 в 13:23.
В рубриках: Новости.
Вы можете следить за ответами к этой записи через RSS 2.0.
Вы можете оставить свой отзыв, пинг пока закрыт.

Распечатать запись Распечатать запись

RSS комментарии этой статьи

1 комментарий»

Комментарий by Ваня
2015-07-19 16:05:35

Самый простой вариант при выборе СЭД — опытные демо-версии, наверное самый эффективный. Мы так выбрали для себя Доксвижн, хотя может у каждого свои — более продуктивные методы есть.

 
Имя (обязательно)
E-mail (обязательно - не публикуется)
Ваш комментарий (уменьшить поле | увеличить поле)
Вы можете использовать <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> в своём комментарии.
*

Ссылки на эту запись

Архив

Свежие записи

Блоги

Диалоги

Петька пылил ногами. Теплая земля согревала босые ступни. Мелкие камни забивались между пальцев. Покусывал тонкий золотистый стебель пшеничного колоса.  В потной ладони сжимал очищенные зерна.
Солнце припекало макушку.

Тропа ...

15 Фев 2015 | Ваш отзыв | Далее

Ищу «прынца»

Ищу прынца
У меня есть подруга. Назовём её Марина. Красотка она редкая: стройная кареглазая брюнетка с длинными вьющимися волосами и белой ...

08 Фев 2015 | Ваш отзыв | Далее